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Diversas suposiciones y fantasías rodean los servicios de subastas electrónicas, desanimando a muchas empresas de aprovecharlas y acceder a las múltiples ventajas de este mecanismo de adquisición de bienes. eBIZ nos ayuda a ver los beneficios de esta herramienta para la industria, más allá de los mitos.

eBIZ es una empresa pionera de la transformación digital de cadenas de suministro en la región. Presentes en Perú, Colombia, Ecuador y Bolivia, se dedica a potenciar procesos en la cadena de suministro a través de su digitalización. Para lograrlo, cuentan con soluciones modulares desarrolladas y probadas en campo con más de cien de las más grandes empresas del sector minero e industrial del Perú, donde hacen negocios con decenas de miles de proveedores en su exclusivo Ecosistema Digital de Negocios.

De entre las múltiples herramientas disponibles para generar ahorro en una empresa, hay una en específico que las operaciones usualmente se niegan a implementar. El por qué de esa negativa proviene muchas veces de haber escuchado esas terribles historias que se han tejido a su alrededor, desde que debilita el área de compras hasta que drena -como un vampiro- el ahorro obtenido.

Esta leyenda trata sobre los servicios de subastas electrónicas y, como muchas de ellas, nace del cruce entre fantasía y suposiciones. Lo positivo es que, a la luz correcta, ese vampiro del que creíamos cuidarnos podría terminar siendo un aliado para la eficiencia que más bien potencie los resultados del área de compras. Por eso revisaremos esos mitos uno a uno para encontrar la verdad tras ellos.

Para empezar, ejecutar subastas electrónicas no suele ser parte de la labor ni de las capacidades regulares de un área de compras. Por supuesto que en algunas empresas ésta tiene -hasta cierto punto- conocimiento de cómo operarlas, pero en la mayoría hay un tiempo de implementación, una curva de aprendizaje y un tiempo mínimo destinable para realizar cada una de las modalidades posibles. En ese caso, a menos que exista un interés previo de dedicar recursos del área para perfeccionar la ejecución de funciones adicionales a la regulares del área, es mucho más eficiente que estas subastas sean llevadas por un equipo especializado en ellas, que no sólo vele por sus resultados, sino que establezca una comunicación constante e intensiva con las empresas participantes, además de guardar la igualdad de información y condiciones, y también la transparencia.

Por otra parte, quienes han pensado que los ahorros generados por esta herramienta no son sostenibles en el tiempo han omitido considerar que, al plantear reglas claras de condiciones comerciales y periodos contractuales normalmente de un año a más, permiten que los proveedores trasladen la reducción de sus costos de comercialización (versus su atención a demanda o pedido) al precio de sus ofertas, independientemente del contexto. Este ahorro es tal que, incluso tras la comisión de la consultora, termina resultando mayor que con un modelo de compra tradicional.

Si el ahorro está asegurado sin comprometer la eficiencia de la ejecución, entonces uno podría pensar que el riesgo recae en la calidad del propio bien o servicio. Pero esto parte de la idea de que la herramienta está pensada únicamente para estimular la reducción de precios de los postores, y esto podría empujarlos a quitarle especificaciones solicitadas al producto, o incluso entregar uno distinto al ofertado.

Muy por el contrario, las subastas electrónicas (las bien ejecutadas) son en sí mismas procesos de contratación de proveedores y, como tales, tienen mecanismos para garantizar una calidad mínima de los postores antes de empezar a ofertar. Primero, una etapa preliminar -como estudio de mercado- en la cual las empresas participantes envían toda la documentación técnica del bien o servicio solicitado por el comprador, lo que permite evaluar si ese proveedor cumple con los requisitos técnicos (ficha, alcance, forma de pago, calendarios de entregas, años de experiencia entre otros); Luego, habiendo el área usuaria decidido cuáles proveedores se encuentran aptos para la ronda final, recién allí podrán ofertar su mejor propuesta para el producto o servicio previamente calificado.

Finalmente, como la cadena se rompe por el lado más débil, se podría temer que toda esta mecánica degrade la sensibilidad del trato directo con el proveedor. Pero, con un equipo especializado que les da contacto y seguimiento permanentes, además de la predictibilidad que les dan reglas claras, transparentes y homogéneas para los procesos, se obtienen relaciones más que buenas y una confianza futura más firme, pues parten de la validación previa de las diversas áreas de la empresa y con la transparencia que sólo puede otorgar una consultora tercera encargada del proceso.

Así que, conociendo los servicios de subastas electrónicas más allá de la leyenda, uno descubre lo beneficioso de aplicar esta herramienta dentro de la estrategia de compras de la empresa. Ahora ya se puede dar el siguiente paso sin miedo. Jesús Pachas Valerio es especialista en subastas electrónicas y coordinador de eAUCTION, el servicio de subastas electrónicas de eBIZ https://ebiz.pe/soluciones/#eauction

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